Bekas
rakan-rakan sekerja saya dulu selalu bertanya bagaimana tip-tip untuk
menjadikan sebuah acara/event itu berjaya atau sukses. Mari kita lihat tip yang sangat – sangat
mudah untuk dilakukan dan inilah formula yang akan saya kongsikan kepada anda.
1. OBJEKTIF. Semestinya sebuah acara/event
mesti ada objektif atau hala tujuannya. Ingat, objektif adalah amat-amat
penting supaya kita tahu apa langkah seterusnya dan kita tidak lari dari
landasan sebenar.
2. FIKIR SECARA TERBALIK. Tips yang kedua
adalah amat-amat saya tekankan dan amat saya amalkan. Ini adalah RAHSIA SUKSES jika mahu sebuah event/acara anda berjaya. Kita kena
berfikir secara terbalik...mungkin anda kurang faham di sini. Berfikir secara
terbalik maksud saya adalah, anda kena berfikir sebagai peserta/audience. Tidak salah mendengar pendapat dari Boss atau rakan sejawat lain tapi apa
yang penting di sini adalah kepuasan di muka peserta/audience dan pengalaman yang tidak dapat mereka lupakan. Betul bukan?
- Sebagai contoh, apa
yang anda expect apabila anda mahu
menghadiri sebuah acara/event
tersebut? Saya memberi contoh di sini, mungkin program “Team Building for Hospital staff.
- Sebagai peserta, apa anda mahu program
untuk team building nanti? Mungkin anda
mahu program tersebut lebih santai dan tidak memberi tekanan kerana selalunya team building program akan meminta
peserta mereka untuk “crack their head”
mencari idea-idea untuk sesuatu tugasan. (bagi
saya, cukuplah tertekan sewaktu bekerja kerana jika kita teruskan juga ia tak
akan fit the purpose/objektif – semua orang akan marah-marah dan ketidakpuasan
hati pula akan timbul).
3. RANCANG ACARA AWAL-AWAL. Adalah sesuatu yang mustahil kalau acara dirancang seminggu sebelum atau paling lama 2 minggu. Kalau betul ia terjadi, cuba anda fikirkan
balik hasilnya. Jadi, kena buat
perancangan seawal yang mungkin seperti contoh sebulan atau dua bulan untuk acara kecil dan
tiga ke lima bulan untuk acara besar-besaran.
4. SENARAI PERBELANJAAN. Buat senarai perbelanjaan dan hantarkan kepada
Boss untuk kelulusan. Jangan lupa untuk masukkan perbelanjaan diluar
dugaan/miscellenious.
5. PROJECT DIARY DAN
CHECKLIST mesti ada. Project Diary adalah bertujuan untuk keep track tugasan yang sebelumnya dan checklist pula akan membantu anda
sebagai peringatan. Jangan peningkan
kepala di sini. Buat seringkas yang boleh dan mengikut kefahaman anda sendiri seperti
contoh, sediakan satu folder atau
fail khusus untuk projek tersebut sahaja. Saya pasti anda tidak akan tersesat
atau pening kepala.
6. Senaraikan tugas untuk pasukan anda
serta tarikh akhir tugas perlu disiapkan. Anda kena follow-up tugasan tersebut dengan pasukan anda untuk memastikan
semuanya dalam keadaan baik(sebelum acara)
7. Senarai tugas (semasa
acara)
8. PROMOSI. Hebatkan bahagian
sosial anda untuk mempromosikan acara tersebut seperti contoh facebook, email
blasting, surat khabar dan sebagainya. Anda boleh senaraikan cara-cara
bagaimana anda mahu mempromosikan acara tersebut dan bagaimana cara yang sesuai
untuk menyampaikan berita tersebut kepada target
audience anda.
9. PLAN B kena ada. Rancangkan plan B juga bagi menangani sekiranya rancangan utama ada masalah dan bagi mengelak sekiranya ada
kejadian yang tidak diigini.
10. Lakukan “Go through
exercise” 2 minggu sebelum acara. Jangan mengabaikan perkara ini
kerana anda pasti akan terkejut nanti kerana banyak lagi kerja-kerja yang belum
siap rupa-rupanya.
11. AMBIL GAMBAR SEBANYAK MUNGKIN. Gambar dapat menjelaskan segala-galanya. Gambar yang diambil boleh meliputi sebelum, semasa dan selepas acara. Anda boleh melantik jurugambar sama ada rakan setugas ataupun jurugambar upahan. Saya pasti Boss akan lebih berpuas hati jika laporan disertakan gambar.
12. FEEDBACK FORM/BORANG MAKLUMBALAS. Sertakan acara anda dengan feedback form/borang maklumbalas. Ini adalah penting bagi mendapatkan maklumbalas dari semua peserta dan bertujuan untuk penambahbaikan dimasa akan datang.
13. HANTAR LAPORAN/RECAP
SECEPAT MUNGKIN. Lagi cepat anda hantar laporan atau
hasil usaha anda kepada boss lagi
cepat anda menarik nafas lega. Adalah
perkara biasa kerana Boss kena tahu result acara anda secepat mungkin.
14. KONGSIKAN GAMBAR bersama rakan-rakan
di organisasi anda supaya mereka juga dapat merasai pengalaman tersebut dan
menjadi sebahagian dari pasukan anda.
15. POST-MORTEM boleh dilakukan untuk
penambahbaikan.
16. Akhir sekali, jangan
lupa BERTERIMA KASIH.
Ini adalah perkara yang sangat-sangat menyentuh perasaan. Tiada kata-kata lain seindah TERIMA KASIH. Terima kasih ataupun penghargaan kepada semua
yang terlibat sama ada secara langsung ataupun tidak.
17. Tips
ini adalah untuk perkongsian sahaja dan melalui pengalaman sewaktu saya
bertugas dahulu. Anda berhak untuk
membuat kajian dan mengikut cara masing-masing.
Semoga berjaya saya ucapkan dan akhir sekali, “the more we give the more we get”.