Tips Untuk Merancang Sebuah Acara/Event

Bekas rakan-rakan sekerja saya dulu selalu bertanya bagaimana tip-tip untuk menjadikan sebuah acara/event itu berjaya atau sukses.  Mari kita lihat tip yang sangat – sangat mudah untuk dilakukan dan inilah formula yang akan saya kongsikan kepada anda.

  

1. OBJEKTIF. Semestinya sebuah acara/event mesti ada objektif atau hala tujuannya. Ingat, objektif adalah amat-amat penting supaya kita tahu apa langkah seterusnya dan kita tidak lari dari landasan sebenar. 

2. FIKIR SECARA TERBALIK. Tips yang kedua adalah amat-amat saya tekankan dan amat saya amalkan.  Ini adalah RAHSIA SUKSES jika mahu sebuah event/acara anda berjaya. Kita kena berfikir secara terbalik...mungkin anda kurang faham di sini. Berfikir secara terbalik maksud saya adalah, anda kena berfikir sebagai peserta/audience.  Tidak salah mendengar pendapat dari Boss atau rakan sejawat lain tapi apa yang penting di sini adalah kepuasan di muka peserta/audience dan pengalaman yang tidak dapat mereka lupakan. Betul bukan?

• Sebagai contoh, apa yang anda expect apabila anda mahu menghadiri sebuah acara/event tersebut? Saya memberi contoh di sini, mungkin program “Team Building for Hospital staff. 
• Sebagai peserta, apa anda mahu program untuk team building nanti?  Mungkin anda mahu program tersebut lebih santai dan tidak memberi tekanan kerana selalunya team building program akan meminta peserta mereka untuk “crack their head” mencari idea-idea untuk sesuatu tugasan. (bagi saya, cukuplah tertekan sewaktu bekerja kerana jika kita teruskan juga ia tak akan fit the purpose/objektif – semua orang akan marah-marah dan ketidakpuasan hati pula akan timbul). 

3. RANCANG ACARA AWAL-AWAL.  Adalah sesuatu yang mustahil kalau acara dirancang seminggu sebelum atau paling lama 2 minggu.  Kalau betul ia terjadi, cuba anda fikirkan balik hasilnya.  Jadi, kena buat perancangan seawal yang mungkin seperti contoh  sebulan atau dua bulan untuk acara kecil dan tiga ke lima bulan untuk acara besar-besaran.

 
4. SENARAI PERBELANJAAN.  Buat senarai perbelanjaan dan hantarkan kepada Boss untuk kelulusan.  Jangan lupa untuk masukkan perbelanjaan diluar dugaan/miscellenious.

 
5. PROJECT DIARY DAN CHECKLIST mesti ada.  Project Diary adalah bertujuan untuk keep track tugasan yang sebelumnya dan checklist pula akan membantu anda sebagai peringatan.  Jangan peningkan kepala di sini. Buat seringkas yang boleh dan mengikut kefahaman anda sendiri seperti contoh, sediakan satu folder atau fail khusus untuk projek tersebut sahaja. Saya pasti anda tidak akan tersesat atau pening kepala.

 
6. Senaraikan tugas untuk pasukan anda serta tarikh akhir tugas perlu disiapkan. Anda kena follow-up tugasan tersebut dengan pasukan anda untuk memastikan semuanya dalam keadaan baik(sebelum acara)

 
7. Senarai tugas (semasa acara)

 
8. PROMOSI. Hebatkan bahagian sosial anda untuk mempromosikan acara tersebut seperti contoh facebook, email blasting, surat khabar dan sebagainya. Anda boleh senaraikan cara-cara bagaimana anda mahu mempromosikan acara tersebut dan bagaimana cara yang sesuai untuk menyampaikan berita tersebut kepada target audience anda.

 
9. PLAN B  kena ada. Rancangkan plan B juga bagi menangani sekiranya rancangan utama ada masalah dan bagi mengelak sekiranya ada kejadian yang tidak diigini.

 
10. Lakukan “Go through exercise” 2 minggu sebelum acara. Jangan mengabaikan perkara ini kerana anda pasti akan terkejut nanti kerana banyak lagi kerja-kerja yang belum siap rupa-rupanya.

 
11. AMBIL GAMBAR SEBANYAK MUNGKIN. Gambar dapat menjelaskan segala-galanya. Gambar yang diambil boleh meliputi sebelum, semasa dan selepas acara.  Anda boleh melantik jurugambar sama ada rakan setugas ataupun jurugambar upahan. Saya pasti Boss akan lebih berpuas hati jika laporan disertakan gambar.

12. FEEDBACK FORM/BORANG MAKLUMBALAS.  Sertakan acara anda dengan feedback form/borang maklumbalas. Ini adalah penting bagi mendapatkan maklumbalas dari semua peserta dan bertujuan untuk penambahbaikan dimasa akan datang.  

 
13. HANTAR LAPORAN/RECAP SECEPAT MUNGKIN. Lagi cepat anda hantar laporan atau hasil usaha anda kepada boss lagi cepat anda menarik nafas lega.  Adalah perkara biasa kerana Boss kena tahu result acara anda secepat mungkin. 

 
14. KONGSIKAN GAMBAR bersama rakan-rakan di organisasi anda supaya mereka juga dapat merasai pengalaman tersebut dan menjadi sebahagian dari pasukan anda.

15. POST-MORTEM boleh dilakukan untuk penambahbaikan.

 
16. Akhir sekali, jangan lupa BERTERIMA KASIH.  Ini adalah perkara yang sangat-sangat menyentuh perasaan.  Tiada kata-kata lain seindah TERIMA KASIH.  Terima kasih ataupun penghargaan kepada semua yang terlibat sama ada secara langsung ataupun tidak.

17. Tips ini adalah untuk perkongsian sahaja dan melalui pengalaman sewaktu saya bertugas dahulu.  Anda berhak untuk membuat kajian dan mengikut cara masing-masing.  Semoga berjaya saya ucapkan dan akhir sekali, “the more we give the more we get”.